Cara Kerja Email
Sama
halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos
sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer
yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di
sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server.
Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang
ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut
disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan
email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar
kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus
menerus dengan internet.
Untuk
bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server,
yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan
bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita
hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada
email, kita bisa menerimanya di mana saja kita berada. Misalnya saya bisa
mengecek email-email yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id
- yang normal-nya saya buka di Bandung, ketika saya sedang berada di Bali atau
di Amerika sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ? Hal itu bisa dilakukan
karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di mana kita punya account
email, maka kita bisa mengambil / men-download semua email yang ditujukan
kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan
protokol penerimaan dan pengiriman email.
Protokol
di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data
di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP,
singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya
adalah POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap email server memiliki
SMTP dan POP yang berbeda-beda. Bila kita bisa menguasai cara mengontak SMTP
dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah
kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki sendiri
komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download email yang
ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya (1)
menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account (multiple
account) bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau (2)
men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini
bertebaran di mana-mana.
Etika Penulisan Email
Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam
berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui
surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh
tatacara sendiri. Bisa dibayangkan. Hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan
dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka
salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita
menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim
kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab
pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau
"betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita
mengetahui beberapa di antaranya :
- Jangan
terlalu banyak mengutip.
- Perlakukan e-mail secara pribadi.
- Jangan gunakan huruf kapital.
- Jangan
Membicarakan Orang Lain.
- Jangan
gunakan CC.
- Jangan
gunakan format HTML
- Jawablah
Secara Masuk Akal
- Biasakan
menggunakan bahasa yang baik.
- Biasakan
menulis email dengan pendek.
- Belajar
menulis email dengan jujur.
- Gunakan
email bila diperlukan saja.
- Atur
waktu-waktu tertentu untuk menjawab email
- Waktu
5 menit untuk menerima dan membalas email.
- Kalimat
yang lengkap dan jelas.
- Jangan
melepaskan uneg-uneg dan kekesalan lewat email.
- Terbuka
bagi siapa saja