CARA KERJA DAN ETIKA PENULISAN E-MAIL

  Cara Kerja Email

Sama halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus menerus dengan internet.

Untuk bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita bisa menerimanya di mana saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek email-email yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id - yang normal-nya saya buka di Bandung, ketika saya sedang berada di Bali atau di Amerika sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ? Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di mana kita punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download semua email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email.

Protokol di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda. Bila kita bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya (1) menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account (multiple account) bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau (2) men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di mana-mana.

Etika Penulisan Email 

Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi  melalui e-mail.  Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau  bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara   sendiri. Bisa dibayangkan.  Hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya  pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui  beberapa di  antaranya :

1. Jangan terlalu banyak mengutip.
2. Perlakukan e-mail secara pribadi.
3. Jangan gunakan huruf kapital.
4. Jangan Membicarakan Orang Lain.
5. Jangan gunakan CC.
6. Jangan gunakan format HTML
7. Jawablah Secara Masuk Akal 
8. Biasakan menggunakan bahasa yang baik. 
9. Biasakan menulis email dengan pendek.
10. Belajar menulis email dengan jujur.
11. Gunakan email bila diperlukan saja.
12. Atur waktu-waktu tertentu untuk menjawab email
13. Waktu 5 menit untuk menerima dan membalas email.
14. Kalimat yang lengkap dan jelas.
15. Jangan melepaskan uneg-uneg dan kekesalan lewat email.
16. Terbuka bagi siapa saja